日々のEDI受注及び毎月の買掛処理に膨大な時間がかかっていた

得意先からEOSやWEB-EDIによる受注処理が全拠点で毎日40件程度存在し、手作業による受注処理及び出荷帳票の発行を行っていた。1件あたりの処理時間は10分程度だが、これが毎日10件となると膨大な処理時間となっていた。
買掛処理では仕入先からの納品書及び請求書をもとに仕入単価チェックを行っており、全拠点での作業量は月間で、延べ12人程度発生していた。こちらにおいても膨大な作業時間の発生が常態化していた。

現在の人材の有効利用及び将来的な人材難にそなえた「働き方改革」が急務

昨今、「働き方改革」というワードをよく目にするようになって久しく、将来的に人材の確保が非常に難しくなってくることは目に見えている。それに備え、単純作業が得意なRPAの導入によるEDI受注の自動化、及び膨大な時間を割いていた買掛処理をEDI化することで仕入先との発注・仕入・支払の処理をデータ一元管理することで両者間の齟齬がなくなり、チェック作業を削減することによる作業量の大幅な削減で「働き方改革」を実現することが急務となっていた。

比較的安価なシステムコストによる運営が可能である

● NEC製のRPAを導入することにより、他社に比べて安価なランニングコストとなる。
● 仕入先にシステム利用料を負担頂くことで発注ＥＤＩシステムの利用料を賄える。
● EDI発注システムとのシームレスな連携が行える。
● EDI発注システムとの連携実績がある。

とても簡単でだれでもが運用が可能な操作性を実現

RPAによるEDI受注の自動化については、一度設定してしまえば、受注、出荷帳票発行という処理を決まった時間に行うため、単純な作業量の削減となる。
買掛処理のEDI化についてはEDI発注システムを導入することにより、今まで通りの発注入力を行うだけで自動的に連携することができるとともに、仕入先からの納品情報の受領により、入荷精度が向上する。また、それらの入荷情報をもとに支払案内を行うことで請求書との突合がなくなる。

RPAによるEDI自動受注及びEDI発注システムとのシームレスな連携

旧型オフコンならではの限られた機能によりシステム運用に支障が発生

従来の販売管理システムの基盤はパソコン黎明期に導入したオフコンであり、インターネットにも接続しておらず、インターネットやメールによる受注は別なパソコンから必要情報を印刷し販売管理システムへ登録する必要がありました。また、すべての帳票出力は複写式伝票（現在は使用頻度が低い）発行と兼用のドットインパクトプリンタを使用しており、ページプリンタと比較すると印字スピードも遅く、それが日常運用に直結していました。さらに印刷プレビュー機能がないため、必要帳票はすべて印刷してファイリングするため、それらの保存スペースも確保する必要がありました。
仲卸としての処理として、市場の青果組合員と売買した販売実績を精算を行うため組合事務局に渡していましたが、オフコン導入当時からフロッピーで行っており、これらの受け渡し方法の再検討にも迫られていました。

システムの設備投資を極力おさえた導入を検討

機器の老朽化にともない後継のオフコンへの移行も検討しましたが、機能アップを見込めない状況での初期導入費用、機器点検保守費用が費用対効果として割高と感じ、導入に対して二の足を踏んでいました。そこへ運用やデータベースレイアウトを熟知した既存のシステムベンダーである（株）SJCの「クラウド型販売管理システムNEXT」を紹介されました。

最低限の設備投資とランニング費用の低減

● インターネットへ接続できるパソコンがあれば運用を開始できる。
● 帳票出力は既存プリンタへの出力が可能で設備投資を抑えられる。
● 帳票出力の印刷プレビュー・ファイル保存機能によりペーパレス化が推進できる。
● データ移行や運用にあわせたカスタマイズが可能である。
● 機器の点検保守費用が抑えられるためランニング費用の低減が可能である。

シンプルな操作性とスムーズなシステム移行

基本的な販売管理システムの機能に仲卸ならではのデータ連係機能を盛り込み、シンプルな操作性により従来システムとのギャップを埋めることに成功しました。また、オフコンのマスタやデータもクラウド上のデータベースに移行できたため、運用側では移行に伴う作業が一切かかりませんでした。

クラウド環境による外部とのデータ連係を実現

旧型オフコンならではの限られた機能によりシステム運用に支障が発生

従来の販売管理システムの基盤はパソコン黎明期に導入したオフコンであり、インターネットにも接続しておらず、インターネットやメールによる受注は別なパソコンから必要情報を印刷し販売管理システムへ登録する必要がありました。また、すべての帳票出力は複写式伝票（現在は使用頻度が低い）発行と兼用のドットインパクトプリンタを使用しており、ページプリンタと比較すると印字スピードも遅く、それが日常運用に直結していました。さらに印刷プレビュー機能がないため、必要帳票はすべて印刷してファイリングするため、それらの保存スペースも確保する必要がありました。
加工場と事務所とのコミュニケーションにおいて製造指示や出荷指示を行う為のシステム出力帳票は情報量が足りずに内線電話にて補足する必要がある点と、それら帳票を人力で運搬するという非効率な運用が行われている点が大きな課題となっていました。

最新鋭工場の稼動にあわせた運用の効率化を検討

最新鋭工場の建築計画の段階から、課題だった加工場と事務所とのコミュニケーションの効率化を議論していました。後継のオフコンへの移行も検討しましたが抜本的な運用の効率化を検討した場合既存のソフト資産は逆に足枷になるとの見解をもっていました。そこへ運用やデータベースレイアウトを熟知した既存のシステムベンダーである（株）SJCの「オンプレミス型販売管理システムNEXT」を紹介されました。

カスタマイズにより既存機能を踏襲し運用効率化を実現

● 既存機能である不定貫管理や市場への委託販売機能を柔軟なカスタマイズでカバーできる。
● 加工場と事務所での非効率運用が新工場のネットワーク構築に伴い抜本的に解消できる。
● スムーズなシステム移行が可能である。
● 帳票出力の印刷プレビュー・ファイル保存機能によりペーパレス化が推進できる。
● 既存システムに備わっていた煩わしい日次や請求更新等運用を廃止できる。

柔軟なカスタマイズ対応とスムーズなシステム移行

基本的な販売管理システムの機能に水産加工業ならではの機能を盛り込み、シンプルな運用や操作性により従来システムとのギャップを埋めることに成功しました。また、オフコンのマスタやデータもオンプレミスサーバーのデータベースに移行できたため、運用側では移行に伴う作業が一切かかりませんでした。

加工場と事務所との効率的なコミュニケーションを実現